Case Study – Einlasskontrollsystem

Tausende Gäste abgefertigt

Einlasskontrollen sind eigentlich einfach. Mit Ticket kommt man rein, ohne Ticket bleibt man draußen. Doch wenn die Eintrittskarte gleichzeitig eine individuelle Visitenkarte für Besucher:innen sein soll, wird es kompliziert. Mit dem ProcessCube® schafft 5Minds eine reibungslose Lösung.

Case Study – Einlasskontrollsystem

Tausende Gäste abgefertigt

Einlasskontrollen sind eigentlich einfach. Mit Ticket kommt man rein, ohne Ticket bleibt man draußen. Doch wenn die Eintrittskarte gleichzeitig eine individuelle Visitenkarte für Besucher:innen sein soll, wird es kompliziert. Mit dem ProcessCube® schafft 5Minds eine reibungslose Lösung.

Der ruhrHUB beweist regelmäßig ein gutes Händchen bei der Organisation von Networking-Events. Der Zusammenschluss der Business Metropole Ruhr GmbH mit sechs Großstädten des Ruhrgebiets vernetzt Gründer:innen und Unternehmen aus der Region miteinander.

Einer der Höhepunkte ist der ruhrSUMMIT. Kennenlernen, Hürden abbauen, Märkte öffnen – hier treffen Innovationskraft und Unternehmergeist der Region aufeinander und ermittelten ihre Schnittstellen. 2023 fand das Event nach Jahren der digitalen Auslagerung endlich wieder in Präsenz statt. Ort: Jahrhunderthalle in Bochum.

Kostbare Zeit bei einem eintägigen Event

Mehr als 1500 Besucher:innen drängten sich über das Gelände: Vertreter:innen von Start-ups und Firmen, Investor:innen, Redner:innen und Podiumsgäste oder Schulklassen samt Lehrer:innen, unter denen sich rein statistisch auch reichlich zukünftige Gründer:innen befanden. Weil es während der eintägigen Veranstaltung viel zu besprechen und noch mehr zu entdecken gab, war die Zeit für alle Gäste kostbar.

Was der Veranstalter deshalb unbedingt verhindern musste, waren Verzögerungen beim Einlass. Das hätte nicht nur die Effizienz der Veranstaltung gemindert, sondern auch schlechte Laune bei Besucher:innen provoziert. Für eine Organisation wie den ruhrHUB, der Dynamik und Kompetenz verkörpert, hätte eine stockendes Willkommen wegen Mängeln bei der Technik einen echten Imageschaden bedeutet.

Warum ist sie oder er heute hier?

5Minds durfte mit seiner Expertise als innovatives Software-Unternehmen mithelfen, für die nötige Effizienz zu sorgen. Allerdings waren die Anforderungen beim ruhrSUMMIT höher als an ein herkömmliches Kontrollsystem. Besucher:innen sollte nicht nur der zügige Eintritt ermöglicht werden. Gleichzeitig sollten die Gäste am Eingang mit individuellen Visitenkarten ausgestattet werden.

Wer ist wer? Und warum ist sie oder er heute hier? Diese Fragen sollten mit einem Blick auf die Badges der Gäste beantwortet werden, um die Basis zu schaffen für schnelles und ergiebiges Netzwerken. Die entsprechende Identifikation und Kennzeichnung eines Besuchers waren deshalb am Eingang erforderlich.

1000 Menschen eingelassen in zwei Stunden

Über QR-Codes wurden die jeweiligen Daten wie Name, Organisationszugehörigkeit und Besucher-Typ den Badges der Besucher:innen zugeordnet, dann entsprechend farblich gekennzeichnet und schließlich ausgedruckt und den Gästen übergeben. Der ProcessCube® von 5Minds stellte dazu die Infrastruktur, die für eine schnelle Verarbeitung nötig ist. Binnen zwei Stunden am Vormittag passierten rund 1000 Menschen die fünf Eingangstore. In der größten Drangphase waren es acht bis zehn Besucher pro Minute – alle ausgestattet mit einer persönlichen Kennung. Auch ermöglichte der ProcessCube® Korrekturen, wenn es beispielsweise Gruppen versäumt hatten, Namen zu den einzelnen Tickets zuzuordnen.

Betreuer:innen am Eingang sind begeistert

Vielen Besucher:innen des ruhrSUMMIT mag der problemlose Einlass samt Personalisierung gar nicht aufgefallen sein. Die zuständigen Hostessen allerdings waren begeistert, denn sie erkannten die Unterschiede zwischen der 5Minds-Software und einem weniger verlässlichen Einlasskontrollsystem. Normalerweise seien die individuellen Badges immer eine Herausforderung, die im Eingangsbereich Stress und Unmut erzeugten. „So leicht wie heute ist es uns noch nicht gefallen. Und wir haben schon öfter das Einlassmanagement betreut.“

Die Funktionalität des ProcessCube®, der den reibungslosen Ablauf ermöglichte, basiert auf der grafischen Spezifikationssprache BPMN. Die bildliche Darstellung der Prozesse verhindert bei der Entwicklung der Software einen verwirrenden Quellcode. Stattdessen sind die Abläufe chronologisch und simpel einzusehen. Der ProcessCube® übersetzt die grafische Darstellung in die nötigen Software-Codes.

ruhrHUB-Personal konzentriert sich auf Kernkompetenz

Für den ruhrHUB bedeutete das gelungene Einlasskontrollsystem eine massive Erleichterung, weil es den Veranstaltern weder Zeit noch Energie raubte. Gäste und Besucher:innen konnten das Gelände ohne Unterstützung seitens des ruhrHUB-Personals verlässlich betreten. Die Mitarbeiter:innen des ruhrHUB konnten sich voll und ganz auf ihre Kernkompetenz konzentrieren.

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Felix Schymanski

Felix Schymanski

Key Account Manager