Case Study – flaschenpost

Finger weg!

Wie gute Software die Handarbeit in Unternehmen ablöst

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Case Study – flaschenpost

Finger weg!

Wie gute Software die Handarbeit in Unternehmen ablöst

flaschenpost Schichtplanung

Die Organisation eines Schichtplans kostet Nerven und Zeit, wenn sie manuell erledigt werden muss. Gerade für Unternehmen, die exponentiell wachsen, wie der Lieferdienst flaschenpost SE, sind digitale Lösungen unverzichtbar, die den Automatisierungsgrad von Prozessen erhöhen.

Kai Lüttmann

„Unser ProcessCube ist in der Lage, individualisierte Lösungen für jede Fachabteilung eines jeden Unternehmens zu konstruieren.“, sagt Kai Lüttmann, Software-Architekt bei 5Minds

Handarbeit gilt in vielen Berufen als Qualitätsmerkmal. In manchen Dienstleistungsunternehmen dagegen ist sie eher ein Hinweis auf Optimierungspotenzial in ihren alltäglichen Betriebsabläufen. Für die Mitarbeiter:innen der HR-Abteilung bei unserem Kunden flaschenpost wurde die Handarbeit sogar zur regelrechten Belastung. Der Aufwand für die Schichtplanung nahm dort seit der Unternehmensgründung im Jahr 2016 exponentiell zu: Je mehr Lager der Getränke-Lieferdienst deutschlandweit eröffnete, desto mehr Fahrer:innen wurden benötigt, um die Menge an Bestellungen bewältigen zu können.

Die Basis-Software, die flaschenpost nutzte, verlangte den Verantwortlichen der Schichtplanung die manuelle Koordination von Arbeitskräften ab. Das verschlang Zeit und Energie. Die Zahl der Arbeitsschritte, die im Laufe dieser Prozesse anfielen, hielten sich nur so lange in akzeptablen Grenzen um sie manuell auszuführen, wie die Zahl der Standorte von flaschenpost überschaubar blieb. Doch schnell entpuppte sich das Geschäftsmodell als Volltreffer. Heute müssen deswegen in Dutzenden Lagern bis zu 150 Fahrzeuge in den Stoßzeiten mit Mitarbeiter:innen besetzt werden.

Das ist flaschenpost

  • Rechtsform: Europäische Aktiengesellschaft
  • Gegründet: 2016
  • Lieferungen in: 190 Städten
  • Anzahl der Lager: 33
  • Mitarbeiter: 16.000
  • Lieferfahrzeuge: rund 1.300
  • Jährliche Bestellungen: 7.000.000
  • seit 2020 Teil der Dr. August Oetker KG

Angesichts der Masse an Kund:innen und Lieferzeiten von 8 bis 21 Uhr warten täglich tausende Schichten auf ihre Übernahme. Mehr noch muss die HR-Abteilung dabei zahlreiche Parameter berücksichtigen, die in Betrieben mit ausschließlich Festangestellten nicht anfallen: der vertragskonforme Einsatz von Teilzeitkräften oder die höhere Fluktuation unter den Fahrer:innen, von denen viele nur über vergleichsweise kurze Zeiträume für das Unternehmen arbeiten. Dazu zählen Student:innen, die sich etwas dazuverdienen wollen, oder Berufstätige, die sich umorientieren und zur Überbrückung bei flaschenpost anheuern. Auch ist das Geschäft der Getränkelieferungen saisonal bedingt schwankend und der Bedarf an Fahrer:innen im Sommer, wenn der Flüssigkeitsbedarf der Kunden ansteigt, höher als im Winter.

Parallelisierung beschleunigt die Prozesse

Unter solchen Bedingungen konnte das Unternehmen die passgenaue Vermarktung seiner Schichten – sozusagen die Ausschreibungen unter den Fahrer:innen – nur zu einem sehr niedrigen Grad systematisieren.

Der Schichtplan von flaschenpost sieht praktisch jede Woche anders aus. Diese Komplexität manuell zu bewältigen, ist theoretisch zwar machbar, aber alles andere als die beste Lösung. Deswegen wollte flaschenpost den Automatisierungsgrad ihrer Schichtplanung mithilfe einer modernen Webanwendung erhöhen, auf eine Erweiterung der bereits bestehenden monolithischen Anwendung allerdings unbedingt verzichten: zu kompliziert, zu fehleranfällig. Stattdessen sollte eine Microservice-Architektur implementiert werden, die Schichtplanung, -vermarktung und -verwaltung voneinander isolieren.

Priorisierung von Schichten auf Basis historischer Daten

Erhöht die Komplexität des Prozesses, schützt das Unternehmen aber vor möglichen Fehlplanungen

Das beste Konzept für den Kunden war es, zunächst einen Prototyp als Minimal-Viable-Product (MVP) zu bauen, um diesen mit einfachen Anwendungsfällen nach und nach zu erweitern. Dazu versorgte uns die Abteilung Data Science von flaschenpost mit ihren Berechnungen zu der Anzahl der Sollschichten, die in die automatisierte Schichtplanung einfließen. Auf Basis bestimmter Regeln und historischer Daten wurde die Wichtigkeit einer Schicht bewertet, um sie in dieser Priorität vermarkten und besetzen zu können. Das erhöhte die Komplexität des Prozesses, schützte das Unternehmen aber vor möglichen Fehlplanungen.

Die Anwendung des MVP benötigte zunächst ein Web-Frontend, also eine Internetseite, die Schichtpläne visualisiert, Handlungsempfehlungen für die Personaler anzeigt und auch eine manuelle Vergabe und Absage von Schichten ermöglicht. Über eine tabellarische Darstellung mit Filterfunktion haben die Mitarbeiter:innen jetzt eine übersichtliche Handhabe ihrer Kernaufgabe. Die Entscheidung für eine Tabellenfunktion kam aus dem Unternehmen selbst und wurde in der Umsetzung entsprechend aufgegriffen.

flaschenpost Schichtplanung

Große Transparenz durch BPMN

Das Portal erhielt neue Funktionen, mit denen Schichtangebote, deren Tausch oder deren mögliche Abgabe angenommen oder abgelehnt werden können. Für die Versendung von Massen-E-Mails wurde die nötige Infrastruktur eingerichtet und die Synchronisation von Daten zur Weiterverarbeitung in benachbarten Systemen standardisiert. Das alles geschah unter erhöhtem Zeitdruck mit häufig wechselnden Ansprechpartner:innen (Product Owner) und bei gleichzeitigem operativen Support des alten Systems.

In der MVP-Phase kam die Business Process Model and Notation (BPMN), eine grafische Spezifikationssprache, zunächst nur als Mittel zur Verbildlichung zum Einsatz, um Missverständnisse in der Kommunikation mit der Fachabteilung zu verhindern. Als neue Anforderungen den Prototypen anreichern sollten, konnte die BPMN ihre technischen Vorteile als Komponente des 5Minds ProcessCube® vollends ausspielen.

Flaschenpost
Daniel Heise unterstützt flaschenpost bei der Modellierung der Tourenplanung in BPMN

Den Schichttausch als Fehlerquelle eliminiert

Die chronologische Verknüpfung und Isolation einzelner Prozesse, noch dazu in einer bildlichen Darstellung, schaffte Transparenz gegenüber monolithischen Quellcodes, die es der Fachabteilung möglich machte, ihre operativen Erfahrungen präzise in die Weiterentwicklung der Software einzuspeisen – selbst wenn die Mitarbeiter:innen auf keinerlei Erfahrung in der IT zurückgreifen konnten.

Konkret geht es dabei um den Schichttausch. Der Prozess, den die HR mühsam in Handarbeit übernehmen musste – E-Mail versenden, Alternativen suchen und deren Verfügbarkeit abgleichen, Rücksprache halten – wurde durch seine Automatisierung nicht nur schneller, sondern auch weniger fehleranfällig. Wird ein:e Fahrer:in krank oder muss aus anderen Gründen umgeplant werden, kann der Schichttausch nun selbstständig über das Portal initiiert werden.

Individualisierte Lösungen für jede Fachabteilung

Das System unterstützt bei der Suche nach einem/einer geeigneten Tauschpartner:in und bietet im Gegenzug eine Schicht an, die mit den persönlichen Anforderungen wie Vertragsbedingungen oder Uhrzeit des Arbeitsbeginns korrespondieren. Nur wenn beide Fahrer:innen ihre Zustimmung geben, wird der Tausch vollzogen. Diverse Events bringen den Prozess sofort zum Abbruch, zum Beispiel wenn die Schicht bereits begonnen hat, oder der Tausch nach 24 Stunden noch nicht bestätigt worden ist.

„Unser ProcessCube ist in der Lage, individualisierte Lösungen für jede Fachabteilung eines jeden Unternehmens zu konstruieren. Neue, spezifische Anforderungen auch kleiner Unternehmensbereiche können jederzeit und ohne übermäßigen Aufwand eingebaut und überflüssig gewordene Prozessschritte gelöscht werden“, sagt Kai Lüttmann, Software-Architekt von 5Minds IT-Solutions. “Besonders überzeugen konnten wir flaschenpost durch unsere hohe technische Expertise bei der Softwarearchitektur und dem -design sowie fundierten Kenntnissen in prozessgetriebener Entwicklung.”

Ergebnis:

Hohe Verlässlichkeit bei Besetzung von Sollschichten

Die IT erkennt Fehler, bevor es die Anwender:innen tun

flaschenpost profitiert in mehrfacher Hinsicht. Die Automatisierung der Schichtplanung spart der Fachabteilung HR großen Aufwand. Was früher chronologisch erledigt werden musste, läuft heute parallel und damit wesentlich schneller. Die Software erstellt Schichtpläne für verschiedene Lager zur gleichen Zeit. Dabei kreiert sie eine höhere Verlässlichkeit bei der Besetzung der Sollschichten, weil menschliche Fehler bei der Koordination ausgeschlossen sind. Die Personalabteilung wurde dadurch zeitlich signifikant entlastet. Der Fachbereich spricht von 60 bis 70 Arbeitsstunden, die die 35 HR-Manager:innen jeden Tag insgesamt einsparen.

Neue Lager können von heute auf morgen in die Schichtplanung integriert werden, weil die Prozesse generisch sind, also immer möglichst allgemein geschrieben werden und keine Quellcode-Anpassungen erfordern. Das senkt die Kosten für Server, weil die Prozesse durch BPMN Cloud-basiert gespeichert und abgerufen werden. Die Struktur schaltet zudem das Risiko eines Totalausfalls aus.

Die Verbildlichung der Prozesse ist auch ein wichtiger Baustein für eine reibungslose Kommunikation im Unternehmen. Sie schafft größeres Verständnis zwischen den Fachabteilungen inklusive der IT, die ihrerseits die automatisierten Prozesse im Unternehmen in Echtzeit über die BPMN-Darstellung verfolgen können. Die IT kann Fehler deshalb erkennen, bevor es die Anwender tun.

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Kai Lüttmann

Kai Lüttmann

Software-Architekt