Case Study – Rechnungswesen

Bequem zahlen, bequem abrechnen

Der ProcessCube von 5Minds passt das automatisierte Rechnungswesen von Unternehmen an die wachsende Komplexität von Zahlungsabwicklungen an.

Case Study – Rechnungswesen

Bequem zahlen, bequem abrechnen

Der ProcessCube von 5Minds passt das automatisierte Rechnungswesen von Unternehmen an die wachsende Komplexität von Zahlungsabwicklungen an.
Online-Shopping und Bezahlvorgänge sind kinderleicht. Doch die Vereinfachung der Kaufabwicklung ist ein Null-Summen-Spiel. Das bedeutet, je weniger Aufwand Kund:innen betreiben müssen, desto komplexer werden die Abläufe bei den Dienstleistenden. Deren Rechnungswesen müssen verknüpft werden mit Bezahl-Services aller möglichen Drittanbieter. Weil diese Bezahldienste den Takt der Digitalisierung unseres Lebens maßgeblich beschleunigen, sind die Unternehmen gezwungen, das Tempo mitzugehen. Sonst droht ihnen ein Wettbewerbsnachteil. Die IT-Abteilungen großer Unternehmen mit automatisierten Rechnungswesen streben deshalb seit Jahren danach ihren Quellcode so anzupassen, dass dieser den Ansprüchen gerecht zu wird.

Zentraler Zugangspunkt zum Herausfiltern von Vorgängen

Doch selbst wenn das gelingt, ist das Problem stetig zunehmender Komplexität unvermeidbar. Der ProcessCube von 5Minds hilft seinen Nutzern, in diesem wachsenden Geflecht aus Ursachen, Auslösern, Bedingungen und Wirkungen die Übersicht zu behalten. Er schafft eine zentraler Zugangspunkt, um binnen kürzester Zeit den Vorgang im System herausfiltern zu können, an dem es hakt.

Zahlreiche Fallstricke des Rechnungswesens wie der Berechnung der Mehrwertsteuer, dem Status einer Rechnung, Rabatten oder Gutschriften entflechtet der ProcessCube in ihre einzelnen Fasern und erlaubt es dem Nutzer, die Behebung des Problems unmittelbar einzuleiten. In der klassischen Problembehandlung müsste der IT-Fachmann den Quellcode von vorne weg durchkämmen, um erkennen zu können, was die reibungslose Ausführung eines Ablaufs behindert.

Manuelle Nachbearbeitung gehört der Vergangenheit an

In der Praxis sieht das für Nutzer:innen so aus, dass sie über die PC-Oberfläche – unser 5Minds-Studio – den Fehler angezeigt bekommen und dann mit einem einzigen Mausklick die erneute Ausführung des Prozesses in Gang setzen können.

Der ProcessCube löst damit mehrere Probleme auf einmal. Er verschafft den beteiligten Abteilungen enorme Zeitgewinne. Im Rechnungswesen gehört die manuelle Nacharbeit von Rechnungen weitgehend der Vergangenheit an. Er wird stattdessen befähigt, Probleme in den digitalen Abläufen selbst zu beheben. Die aufwendige Kommunikation mit der IT wird auf ein Minimum reduziert.

Bezahlterminal mit erfolgreicher Zahlung. Die Zahlung findet in einem geschützten Bereich statt.

Komplexere Quellcode-Monolithen sind nicht mehr nötig

Auch in der IT selbst vereinfachen sich die Suche und die Behebung von Problemen. Immer komplexere Quellcodes sind durch die Verknüpfung von Mikro-Services im ProcessCube nicht mehr notwendig. Durch klar definierte Einzelschritte und Schnittstellen werden Auswirkungen von Codeänderungen lokaler. Und wenn doch mal etwas schief geht, lässt sich das Problem leichter bis zur Wurzel verfolgen. Umfangreiche Wartungsarbeiten von monolithischen Codes, bei denen alles immer mit allem zusammenhängt, werden überflüssig.

Auch eine Personalfluktuation in der IT verliert ihren Schrecken, weil sich neue Mitarbeiter nicht lange an den Quellcodes aufhalten, geschweige denn heikle Reparaturarbeiten an ihnen vornehmen müssen. Denn durch die Business Process Model and Notation (BPMN), eine grafische Spezifikationssprache, bietet der ProcessCube eine bildliche Darstellung der chronologischen Verknüpfung und der Isolation einzelner Prozesse.

BPMN befähigt Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse

Diese Darstellung bietet die Basis für eine beliebige Ausweitung, weil einzelne Prozesse punktgenau integriert werden können. BPMN macht es auch den Fachabteilungen möglich, ihre operativen Erfahrungen präzise in die Weiterentwicklung der Software einzuspeisen, selbst wenn ihre Mitarbeiter:innen auf keinerlei Kenntnisse mit der IT zurückgreifen können. Denn die Verbildlichung schafft ihnen ein Verständnis der Abläufe und damit die Fähigkeit, die neuralgischen Punkte zu lokalisieren.

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Felix Schymanski

Felix Schymanski

Key Account Manager