Case Study – Warenwirtschaftssystem

Bye-bye, Spreadsheets

Wie Sie Ihr Warenwirtschaftssystem unkompliziert und nachhaltig digitalisieren.

Case Study – Warenwirtschaftssystem

Bye bye Spreadsheets

Wie Sie Ihr Warenwirtschaftssystem unkompliziert und nachhaltig digitalisieren.

Damit produzierende Unternehmen effizient funktionieren, benötigen sie unter anderem ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem. Noch vor wenigen Jahren waren Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel die Tools der Wahl, wenn es darum ging, Liefer-, Lager- und Bestellprozesse zu steuern. Doch Prozesse werden komplexer, die Anforderungen und das Datenvolumen steigen – und überfordern althergebrachte Tabellen und Spreadsheets. 5Minds unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse, individuell zugeschnitten auf die Anforderungen.

Die Vorteile der Digitalisierung sind den meisten Unternehmen bekannt, doch bei der Umsetzung stoßen sie häufig auf Probleme. Komplexe Spreadsheets zur Organisation und Verwaltung von Prozessen sind in der deutschen Industrie weiterhin sehr weit verbreitet – wie bei einem unserer Kunden.

Als das Unternehmen auf 5Minds zukam, umfasste das Excel-Programm für das Warenwirtschaftssystem mehrere hundert Tabellen, die über Makros kommunizierten und Eingaben miteinander verarbeiteten.

Das monolithische System funktionierte. Aber es hatte, wie viele Anwendungen, die teils vor Jahrzehnten noch während der ersten Welle der industriellen Digitalisierung in die Unternehmen eingezogen sind, seine Tücken. Unser Kunde produziert heute an dutzenden Maschinen hunderte Arten unterschiedlicher Artikel. Die Logistik der Produktion wird von Jahr zu Jahr umfangreicher. Die Kalkulationszeiträume der Software, die sie zum Rechnen benötigt, nehmen zu, ihr Wartungsaufwand wird immer größer. Eine Erweiterung um neue Funktionen kostet Zeit, wird komplizierter und anfälliger für Fehler. Excel ist für gestiegene Kapazitäten und die hohe Komplexität schlicht nicht ausgerichtet.

Der ProcessCube® modernisiert das Warenwirtschaftssystem und die Produktionsplanung

Noch dazu kann eine Excel-Datei nicht von mehreren Nutzern parallel bearbeitet werden. Das zieht zwangsläufig kostenintensive Verzögerungen und Wartezeiten nach sich, wenn das Fertigungsvolumen eine gewisse Größe erreicht.

Der 5Minds ProcessCube® war die ideale Lösung für unseren Kunden, das Warenwirtschaftssystem und die Produktionsplanung für die Zukunft fit zu machen. Der ProcessCube® sorgt für Transparenz, wo ursprünglich genutzte Software an ihre Grenzen stößt.

Die Produktions-Prozesse können durch den ProcessCube z. B. parallel im Office und in den Betriebshallen bearbeitet werden.

Gemeinsame Kommunikationsebene durch BPMN

Als Basis nutzt der ProcessCube® die grafische Darstellung von Prozessen durch die Business Process Model Notation (BPMN). Dadurch werden die einzelnen Schritte innerhalb der Abläufe visualisiert und als Diagramm dargestellt. BPMN erfüllt damit gleich zwei Funktionen. Sie stellt einerseits eine übersichtliche Reihenfolge in den Prozessen her. Somit sind Fehlerquellen wesentlich leichter zu definieren. Andererseits schafft BPMN eine gemeinsame Kommunikations-Ebene für alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens. Die grafische Darstellung ermöglicht es auch fachfremdem Personal, die Funktionsweise der gesamten Produktion zu verstehen und sich an ihrer Entwicklung zu beteiligen.

Eine Nutzeroberfläche zur vereinfachten Handhabe

Der ProcessCube® aus dem Haus 5Minds ist in der Lage, Prozesse in BPMN-Diagrammen zu definieren und auszuführen. Er schafft damit die Grundlage, die bestehende Software nach Belieben auszubauen, ohne ihre Wartung zu erschweren. Neue Parameter der Produktion können schnell innerhalb der Prozesskette lokalisiert und ohne großen Aufwand in das bestehende System integriert werden. „Der ProcessCube schafft einen zentralen Ort, der uns sagt, wann und unter welchen Umständen Unternehmensprozesse passieren“, sagt Paul Heidenreich, einer der technischen Projektleiter bei 5Minds.

Fazit:

Für unsere Kunden aus dem produzierenden Gewerbe ist eine reibungslose Koordination der Produktion von entscheidender Bedeutung. Die aktuelle Auslastung der Maschinen, die Platzierung eines neuen Auftrags, die Erfüllung von Lieferterminen oder die statistische Auswertung der abgeschlossenen Produktion sind relevante Parameter, die präzise aufeinander abgestimmt werden müssen. Je reibungsloser das gelingt, desto besser ist die Grundlage für weiteres Wachstum.

Mit dem ProcessCube® hat unser Kunde künftig eine Software zur Verfügung, die das Warenwirtschaftssystem entsprechend vorbereitet. Das fertige Produkt wird in der Lage sein, alle wichtigen Parameter der Fertigung zu erfassen und zu koordinieren. Damit schafft der ProcessCube® eine deutlich höhere Verlässlichkeit der Abläufe und entlastet das Personal. Mehr noch ist der parallele Zugriff von beliebig vielen Anwendern auf die gleiche Datei möglich und beschleunigt damit die Prozesse. Bei unserem Kunden hat Excel als Basis für das Warenwirtschaftssystem seine Schuldigkeit getan.

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Robin Lenz

Head of Customer Solutions