Die Business Process Model and Notation wurde erstmals 2004 von der Object Management Group eingeführt. Seitdem hat es sich in der Geschäftswelt als Standard zur Notation für die Modellierung von Geschäftsprozessen etabliert. Zurecht?
Bevor wir in die Tiefe gehen, wollen wir einen Überblick geben, was BPMN ist.
Die BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Methode zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie wurde entwickelt, um Geschäftsprozesse auf eine klare und einheitliche Weise darzustellen, was die Kommunikation und das Verständnis zwischen verschiedenen Parteien verbessert.
BPMN verwendet eine Vielzahl von Symbolen und Notationen, um verschiedene Elemente eines Geschäftsprozesses darzustellen. Dazu gehören Aufgaben, Entscheidungen, Abläufe, Ereignisse und mehr. Diese Symbole werden in Diagrammen verwendet, um den Ablauf eines Prozesses visuell darzustellen. Die Diagramme sind in der Regel in Flussdiagrammform gehalten, wodurch sie leicht verständlich und interpretierbar sind.
BPMN-Diagramme können auf verschiedene Weisen modelliert werden, von einfachen Hoch-Level-Diagrammen bis hin zu detaillierten technischen Darstellungen. Dies ermöglicht es, Geschäftsprozesse auf verschiedenen Ebenen zu dokumentieren, was besonders nützlich ist, wenn es darum geht, Prozesse zu analysieren, zu optimieren oder zu automatisieren.
Die Diagramme werden hierfür in einem dafür vorgesehenen Studio modelliert. Auch können die Diagramme direkt mit Software-Komponenten verknüpft werden. Das Ziel ist die automatische Ausführung dieser Diagramme und Software-Komponenten. Dies wird durch eine BPMN-Engine ermöglicht. User:innen, die einzelne Eingaben innerhalb des Prozesses manuell tätigen sollen, können zudem durch eingebundene Benutzeroberflächen zum richtigen Zeitpunkt im Prozessablauf individuell für den Prozessschritt vorgesehene Nutzeroberflächen und Formulare für die Eingaben angezeigt bekommen. Die Eingaben werden übermittelt und im weiteren Ablauf der Prozesse berücksichtigt.
Die Verwendung von BPMN bringt viele Vorteile mit sich. Darunter eine verbesserte Kommunikation, Transparenz und Effizienz in Bezug auf Geschäftsprozesse. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse klar zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren, was letztendlich zu einer besseren Leistung und Wettbewerbsfähigkeit führen kann.
1.Transparenz und besseres Verständnis:
BPMN-Diagramme bieten eine einheitliche und leicht verständliche Notation, die es ermöglicht, komplexe Geschäftsprozesse auf klare und visuelle Weise darzustellen. Die grafische Darstellung von Prozessen in BPMN-Diagrammen macht es einfacher, Prozesse nachzuvollziehen. Auch für Personen, die nicht mit den Details vertraut sind.
2. Verbesserte Kommunikation:
BPMN fördert die effektive Kommunikation zwischen verschiedenen Fachbereichen und Stakeholdern in einem Unternehmen, da es eine gemeinsame Sprache für die Beschreibung von Prozessen bietet.
3. Monitoring und Analyse von Prozessen:
BPMN ermöglicht es, Prozesse zu analysieren und zu optimieren, um die Effizienz der Prozessabläufe und die Produktivität zu steigern. Zudem ist das Monitoring während der Ausführung möglich.
4. Verantwortlichkeiten klar zuordnen:
Mit BPMN können Sie Verantwortlichkeiten und Rollen in einem Prozess deutlich definieren, indem Sie Pools und Lanes verwenden. BPMN-Lanes beinhalten den Prozessablauf einer verantwortlichen Person, Abteilung oder Geschäftsstelle. Sie geben also an, wer welche Teilbereiche der Prozesse erledigen soll. Pools stehen symbolisch für ein ganzes Unternehmen und umfassen die Lanes.
5. Flexibilität:
BPMN kann auf verschiedene Prozessarten angewendet werden, von einfachen Workflows bis zu komplexen, unternehmensweiten Prozessen.
6. Integration mit IT-Systemen:
BPMN-Diagramme können als Grundlage für die Implementierung von Prozessen in IT-Systemen dienen, wodurch die Automatisierung und Steuerung von Prozessen erleichtert wird. Die automatische Ausführung erfolgt durch eine BPMN-Engine (auch Workflow-Engine).
7. Kostenersparnis:
Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von Abläufen kann BPMN dazu beitragen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Jedes neue System erfordert eine Einarbeitung, die eine temporäre Bindung von Mitarbeiterressourcen mit sich bringt. Die Lernkurve ist bei BPMN aber gering, sodass der Return on Invest sehr schnell eintritt.
Obwohl BPMN als leicht erlernbar gilt, kann die Fähigkeit zur Erstellung komplexer BPMN-Diagramme und zur Integration von Prozessmanagement in die Geschäftspraxis mehr Zeit und Erfahrung erfordern. Die Schwierigkeit hängt auch von eurem speziellen Anwendungsfall und den individuellen Vorkenntnissen ab. Für die Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements und die Darstellung einfacher Prozesse ist BPMN jedoch eine zugängliche Notation.
Es ist wichtig, klare Konventionen für die Verwendung der Notation in eurem Unternehmen festzulegen. Denn obwohl BPMN eine standardisierte Notation ist, kann die Art und Weise, wie Menschen BPMN-Diagramme interpretieren, variieren. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Vorteile von BPMN auszuspielen.
Zudem kann der Drang, alles in BPMN-Diagrammen dokumentieren zu wollen, zu übermäßiger und unnötiger Dokumentation führen, was die Wartung und Aktualisierung erschwert. Daher sollte hierbei auf ein sinnvolles Maß geachtet werden.
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BPMN-Modellierung:
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Die Object Management Group (OMG) ist eine internationale gemeinnützige Organisation, die sich auf die Entwicklung und Pflege von Standards im Bereich der Modellierung und Technologiekonzepte konzentriert. Die OMG wurde 1989 gegründet und hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Sie ist für die Schaffung und Pflege verschiedener Standards in der Informationstechnologie und im Bereich der Modellierung verantwortlich.
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Mehr erfahren
Website Object Management Group:
https://www.omg.org/
BPMN 2.0 Spezifikationen:
https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/
Mehr über BPMN und den ProcessCube:
https://www.5minds.de/steigbuegel-in-die-zukunft/
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