Mach´s dir einfach – mit einer Process Engine als digitalen Assistenten. Aber was genau ist eigentlich eine Process Engine und warum erleichtert sie Prozesse im Büroalltag so sehr? Stell dir vor, du arbeitest in einer Verwaltung, sagen wir im Bürgerbüro deiner Stadt. 💭 Deine tägliche Arbeit besteht darin, Anträge zu bearbeiten, Bürger:innen zu beraten und eine Vielzahl an Dokumenten zu verwalten.
📄 Alles läuft über Papier und manuelle Eingaben in verschiedene Systeme. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch oft zu Fehlern und Verzögerungen. Nun kommt die Process Engine ins Spiel, ein digitales Werkzeug, das diesen Prozess vereinfacht und effizienter macht.
🪪 Angenommen, ein Bürger möchte einen neuen Personalausweis beantragen. Anstatt zum Bürgerbüro zu gehen, füllt er das Formular online aus. Die Process Engine, die im Hintergrund arbeitet, nimmt diesen digitalen Antrag entgegen.
⚙️ Sie überprüft automatisch die Vollständigkeit der Angaben und leitet den Antrag an die sachbearbeitende Person weiter. Diese erhält eine Benachrichtigung auf ihrem Bildschirm und kann den Antrag direkt bearbeiten, ohne sich durch Papierstapel suchen zu müssen.
👍 Während der Bearbeitung prüft die Process Engine zusätzlich, ob alle nötigen Unterlagen vorhanden sind, und fordert bei Bedarf automatisch weitere Dokumente beim Bürger an. Ist alles in Ordnung, wird der neue Personalausweis zur Ausstellung freigegeben. Der Bürger erhält eine Benachrichtigung, wann er seinen Ausweis abholen kann.
💡 Dieses einfache Beispiel zeigt, wie eine Process Engine manuelle Schritte automatisiert und damit Zeit und Kosten spart, Fehler reduziert und die Zufriedenheit der Bürger:innen erhöht. Statt sich mit Papierkram zu beschäftigen, können sich die Mitarbeiter:innen im Bürgerbüro auf die Beratung konzentrieren und haben mehr Zeit für die Anliegen der Bürger:innen. Die Process Engine sorgt im Hintergrund dafür, dass alles reibungslos läuft.
